Məlumatların idarə edilməsi niyə vacibdir?

Məlumat qərar qəbulunun mərkəzindədir. Qərar verənlərin üzərində işlədiyi məlumatları dəyişdirərək, təşkilat fərqli bir nəticə əldə edəcək. Buna görə də, ən dolğun və müvafiq məlumatın əldə edilməsi bütün tədbirlərin effektivliyinin açarıdır. Bəs biz lazımi və kritik məlumatları dəqiq necə süzgəcdən keçirə bilərik ki, onsuz görülən tədbirlər səmərəsiz istiqamətə gətirib çıxarır? Cavab səmərəlidir, məlumatların işlənməsi, saxlanması və mübadiləsi mexanizmlərini optimallaşdıran alqoritmlərə uyğun olaraq yerinə yetirilir. məlumatların idarə edilməsində gizlidir.

Məlumatdan maksimum yararlanmağa nə mane olur?

Təşkilat iyerarxiyasının bütün səviyyələrində məlumatların saxlanması

Mənfi məlumatları gizlətmək üçün ümumi bir tendensiya var. Rəhbərlik bunu tabeliyində olan işçilər və iş yerlərini itirmək qorxusu ilə əsas işçilər arasında panikadan qaçmaq üçün edir. Nəticədə şirkət və ya təşkilatın fəaliyyətində zəif tərəf uzun müddət gizli qala bilər.

Məlumatların çirklənməsi

Dövriyyə prosesində məlumatlar etibarsız informasiya ilə böyüyür və ondan qurtulmaq nə qədər çətin olsa, o, əsas kanallardan qaçmağı bacarır. Məsələn, işçilərdən biri hesabatda səhv edib və səhv nömrələr verib. Bu, vaxtında fərq edilməzsə, onları etibarlı hesab edən bir çox digər nümunələr tərəfindən təkrarlanacaqdır.

İnformasiya mübadiləsində gecikmə

Əgər məlumat müxtəlif yerlərdə saxlanılırsa və onun vahid qeydi yoxdursa, lazımi vaxtda onu əldə etmək çətin ola bilər.

• Pre-rəqəmsal dövrdə bu, təşkilatın hər bir şöbəsinin performans məlumatlarının bir çox qovluqda, iş masasında və kassalarda saxlandığı vəziyyətə uyğun gəlirdi. Onları lazımi anda tapmaq həmişə mümkün olmayıb.
• Müasir rəqəmsal dünyada bu o deməkdir ki, məlumatın toplandığı yerə görə paylanması üçün açıq və şəffaf sistem yoxdur. Bu halda, işçi bu məlumatın haradasa saxlandığını dəqiq bilir, lakin bir çox qovluqdan hansında dəqiq deyə bilməz.

Effektiv Məlumat İdarəetməsi nələri əhatə edir?

Səhvləri vaxtında aşkar etmək, “zibil” məlumatları süzgəcdən keçirmək və yalnız onları təsvir edən şəxsin xeyrinə deyil, obyektiv məlumatların çıxarılması üçün informasiya ilə işləmə mexanizmləri hansı olmalıdır?

Məlumatların idarə edilməsi yoxlama siyahısına uyğun olaraq bütün məlumat mübadiləsi proseslərinin həyata keçirilməsinin aşkarlanmasına bənzəyir. Bu prosesin əsasları aşağıdakılardır:

• Məlumatların qəbulu və ötürülməsinə nəzarət. Birinci halda, məlumatın bütün zəruri şöbələrdən və ya əsas şəxslərdən tam şəkildə alındığından əmin olmaq lazımdır. İkincisi – alınan məlumatlara kimin daxil olmaq hüququna malik olduğuna dair ciddi filtrlər yaradın. Bu, təkcə iqtisadi təhlükəsizlik məsələlərinə görə deyil, həm də institusional gigiyena baxımından vacibdir. Lazımsız məlumatların həddən artıq yüklənməsi əmək məhsuldarlığının artmasına kömək etməklə yanaşı, onu ləngidir.
• Məlumatların sistemləşdirilməsi. Təşkilat daxilində istənilən məlumatı tapmağı asanlaşdıran məlumatların saxlanması xəritəsi hazırlanmalıdır.
• Saxlama üsulu. Saxlama metodunun seçimi bu məlumatlara fasiləsiz girişə ehtiyacı olan insanların sayından asılıdır. Yalnız bir nəfərdirsə, onu seyfdə və ya sabit diskdə saxlamaq olar. Bununla belə, müəyyən məlumatlara geniş işçi dairəsi tərəfindən davamlı olaraq ehtiyac duyularsa, həmin məlumatlara daxil olmaq üçün sərf olunan vaxtı minimuma endirmək üçün onlar bulud yaddaşına yerləşdirilməlidir.

Təşkilatda məlumatların əldə edilməsi, mübadiləsi və saxlanması üçün alqoritmlər nə qədər aydın olarsa, vacib məlumatların itirilməsi və ya sızması problemi bir o qədər az olar. Bunların hər ikisi şirkətin səmərəli fəaliyyətinə mane olur. Effektiv məlumatların idarə edilməsi vəzifəsinin öhdəsindən gələrək, şirkət həddindən artıq və ya bilik çatışmazlığı ilə təhrif edilməyən obyektiv reallıqda özünü əhəmiyyətli dərəcədə quracaqdır.