Protokol hadisələrin rəsmi qeydə alınmasına imkan verən sənədlərdir. Protokollardan hadisəni olduğu kimi sənədləşdirmək, lazım gəldikdə ona istinad etmək, məlumatı rəsmi və düzgün şəkildə bölüşmək və hüquqi müdafiə üçün istifadə olunur. Hadisə ilə bağlı rəsmi məlumat protokol vasitəsilə verilir.

Bir dəqiqə nədir?

Protokolun saxlanması hadisənin, görüşün, əməliyyat prosesinin və ya söhbətin məzmununu olduğu kimi rəsmi şəkildə qeyd etmək prosesidir. Hüquqi proseslərdə mühafizənin təmin edilməsi, baş vermiş hadisənin rəsmi sənədləşdirilməsi, hüquqi proseslərdə rəsmi sənəd kimi istinad edilməsi və vəziyyətin düzgün çatdırılması üçün protokollar aparılır.

Rəsmi qurumlar tərəfindən hazırlanan protokollar polis, notariat, məhkəmə, şirkətlər, dövlət idarələri və ya rəsmi qurumlar tərəfindən imzalana bilər.

Dəqiqələri necə saxlamaq olar?

Protokollar rəsmi sənəd olduğundan, onları hazırlayarkən müəyyən qaydalara əməl edilməlidir. Dəqiqləşdirmə prosedurlarında qeyd ediləcək hadisənin xarakteri və yeri ilə bağlı dəyişikliklər və fərqli təfərrüatlar ola bilər. Dəqiqələrin saxlanmasına misal olaraq aşağıdakı şərtləri tətbiq edə bilərsiniz:

Protokolların məzmununa başlamazdan əvvəl qaydalara uyğun olaraq başlığı yazmalısınız. Xəbərin mövzusu olan hadisə üçün xüsusi vəziyyət yoxdursa, başlıq səhifənin ortasına və böyük hərflərlə “DƏQİQƏ” şəklində yazılmalıdır.
Hesabatda açıqlanan hadisənin mahiyyəti bildirildikdən sonra hadisə ilə bağlı ətraflı məlumat verilməlidir. Hadisə ilə bağlı müfəssəl məlumatla yanaşı, hadisə ilə bağlı məlumatın necə əldə olunduğu da hesabata daxil edilməlidir.
Hadisənin harada baş verdiyi, tarixi və vaxtı, o cümlədən hadisənin nə olduğu kimi məlumatlar da aydın şəkildə göstərilməlidir.
Hesabatda qeyd olunan hadisə ilə bağlı sübut sayıla biləcək sübutlar varsa, bunlar da hesabata əlavə edilməlidir. Sübutların necə əldə edildiyi barədə məlumatlar da hesabata daxil edilməlidir.
Əgər protokollar bir səhifədən çox yer tutacaqsa, səhifələrin arxası boş qalmalı və yeni səhifələr nömrələnməlidir.
Protokolda məlumatı olan şəxslərin yaş imzası da tələb olunur. İmzasız protokollar etibarlı deyil.

Dəqiqələr hazırlayarkən nəzərə alınmalı olanlar

Protokollar rəsmi sənəd olduğundan protokol tərtib edilərkən müəyyən şablon və qaydalara əməl edilməlidir. Protokolların hazırlanmasında vacib məqamlar aşağıdakılardır:

A4 və ya A5 vərəqlərində hazırlanmalıdır.
Protokolun adı səhifənin ortasında böyük hərflərlə yazılmalıdır.
Hadisənin tarixi və vaxtı, hadisənin necə baş verdiyi və hadisənin necə öyrənilməsi ilə bağlı təfərrüatlar ətraflı şəkildə daxil edilməlidir.
Hadisə ilə bağlı dəlillər də hesabata daxil edilməlidir.
Protokolda adları çəkilən şəxslərin şəxsiyyət məlumatları da daxil edilməlidir.
Protokolun sonunda protokolun aparıldığı tarix və vaxt və qeyd olunan şəxslərin imzaları qeyd edilməlidir ki, sonluq aydın olsun.

Dəqiqələrin nə faydası var?

Protokollar rəsmi sənəd olduğu üçün hadisə barədə məlumat verilməli olduğu hallarda saxlanılır. Protokollar baş vermiş hadisələrin hüquqi və hüquqi müdafiəsi, müəssisənin idarəetmə vəziyyətləri və işçi-işəgötürən münasibətləri üçün istinad kimi xidmət edir. Protokolların rəsmi sənəd kimi təqdim edilməsi və hadisə üçün faydalı olması üçün real məlumat və qayğı ilə hazırlanmalıdır. Protokollardan müxtəlif hadisələr və məqsədlər üçün rəsmi sənəd kimi istifadə oluna bilər. Biz dəqiqə saxlamağın faydalarını aşağıdakı kimi sadalaya bilərik:

Məhkəmə, notariat, rəsmi idarələr və ya dövlət qurumları tərəfindən saxlanılan protokollardan hüquqi proseslərdə sübut kimi istifadə etməklə hüquqi müdafiəni təmin edirlər.
Sanksiya və ya cinayət təqibi tələb olunan hallarda protokollar məhkəmələrə hadisənin gedişi ilə bağlı rəsmi sənəd kimi təqdim edilir.
Biznes qurumlarında iclasların və müzakirələrin məzmununun təfərrüatlarını saxlamaq üçün protokollar saxlanıla bilər. Bu protokollar gələcək qərarlarda istifadə oluna bilər.
İş yerlərində saxlanılan protokollar iş yerindəki hadisələrlə bağlı hüquqi proseslərdə işəgötürən və işçini qorumaq üçün saxlanıla bilər.

Vəziyyətlərinə görə dəqiqələri necə saxlamaq olar?

Hadisənin qeydə alınması lazım olan hallarda, müxtəlif sahələrdə də olsa, protokollar aparıla bilər. İş həyatı, təhsil və sağlamlıq vəziyyəti, hüquqi və ya cinayət işləri üçün protokollar saxlanıla bilər. Xəstəxana müayinə və müalicələrində problemli vəziyyətlərin olması halında sağlamlıq vəziyyətinə dair hesabat, təhsil həyatında nizam-intizam kimi cəzalar üçün hesabat, hərbi bölgələrdə hər hansı problem və ya iş yerində baş verən bədbəxt hadisə üçün hesabat saxlanıla bilər.

Yol qəzası haqqında hesabatı necə saxlamaq olar?

Maddi ziyan dəymiş yol-nəqliyyat hadisəsi aktı aşağıdakı qaydalara uyğun tərtib edilə bilər:

Protokol iki nüsxədə yalnız qəzada iştirak edən şəxslər tərəfindən doldurulmalıdır. Əgər qəzaya düşsəniz, lisenziyanız olmasa belə, aktı doldurmaq məcburidir.
Protokol üçün doldurulmuş blankın surəti olsa da, protokolda tərəflərin yaş imzaları olmalıdır.
Formadakı məlumatlar natamam doldurulmalı və qəzanın səbəbi aydın şəkildə göstərilməlidir.
Şirkət və siyasət müəyyən edilə bilmədikdə hesabat etibarsız olacağı üçün tərəflərin sığorta şirkətləri və yol polisi nömrələri tam və dəqiq göstərilməlidir.
Hesabat beş iş günü ərzində sığorta şirkətinə təqdim edilməlidir.

Hərbi hesabatları necə saxlamaq olar?

Hərbi sahələrdə protokollar adətən sabit bir şablona malikdir. Məsələn, hesabat intizam hadisəsi ilə əlaqədardırsa, hesabat səhifəsinin yuxarı orta hissəsində 'İNTİZİMLƏNİN AÇIQLANMASI HESABATI' kimi başlıq yazılır. Hadisənin tarixi, dəqiq vaxtı və dəqiq yeri bildirildikdən sonra hadisə ilə bağlı məlumatlar və hadisədə qeyd olunan adlar hesabata daxil edilir. Sonda protokolun aparıldığı tarix göstərildikdən sonra protokolda qeyd olunan şəxslərin və protokolu aparan şəxsin yaş imzaları ilə yekunlaşdırılır.

Tələbə hesabatlarını necə saxlamaq olar?

Digər protokollarda olduğu kimi, hesabat başlığı böyük hərflə yazıldıqdan sonra tədbirin tarixi, vaxtı, hadisə təfərrüatları və tədbirdə qeyd olunan adlar qeyd edilir. Protokolun tarixi sonuna əlavə edildikdən sonra protokol tələbənin, müəllimin, direktor köməkçisinin və direktorun yaş imzaları ilə yekunlaşdırılır.